Online-Meetings

Datenschutzhinweise der denkwerk GmbH für sog. Online-Meetings (Telefon- oder Videokonferenzen, Chats, Webinare o.ä) insbesondere via Nutzung von „Zoom“, „GoTo-Meeting“, „WebEx“, „Slack“, „MS Teams“ oder „Google Meet“

denkwerk möchte Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenz-Tools informieren, wie zum Beispiel „Zoom“, „GoTo Meeting“, „WebEx“, „Slack“, „MS Teams“ oder „Google Meet“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

denkwerk nutzt – auch unter Berücksichtigung der Präferenzen der jeweiligen Teilnehmer - das ein oder andere o.g. Videokonferenz-Tool, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat, nämlich in San Jose/CA. Die Datenschutzhinweise von Zoom sind unter https://explore.zoom.us/en/privacy/ zu finden.

„GoTo Meeting“ ist ein Service der LogMeIn Ireland Unlimited Company, die ihren Sitz in der EU, nämlich in Dublin/Ireland hat. Die Datenschutzrichtlinien von LogMeIn sind unter https://www.logmein.com/de/legal/privacy zu finden.

„WebEx“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat, nämlich in San Jose/CA. Die Datenschutzhinweise von Cisco sind unter https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html zu finden.

„Slack“ ist ein Service der Slack Technologies Ltd, die ihren Sitz auch in der EU, nämlich in Dublin/Irland hat. Die Datenschutzrichtlinie von Slack ist unter https://slack.com/intl/de-de/trust/privacy/privacy-policy?geocode=de-de zu finden.

„MS Teams“ ist ein Service der Mircosoft Corporation die ihren Sitz ebenfalls in den USA hat, nämlich in Redmond/WA. Die Datenschutzbestimmungen der Mircosoft sind unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement zu finden.

„Google Meet“ ist ein Service von Google und ist - in Abhängigkeit vom gewöhnlichen Aufenthalt des Nutzers (Europäischer Wirtschaftsraum oder Schweiz) bei der Google Ireland Limited verortet mit Sitz in der EU, Dublin/Ireland (vgl: https://www.google.de/contact/impressum.html). Die Datenschutzerklärung von Google ist unter https://policies.google.com/privacy zu finden.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die denkwerk GmbH.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von einem der hier genannten Anbieter der Videokonferenz-Tool aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Ein Aufruf der Internetseite des jeweils genutzten Videokonferenz-Tool-Anbieters ist für die Nutzung von des Videokonferenz-Tools jedoch nur einmal erforderlich, sofern Sie sich eine Software des jeweiligen Anbieters für die Nutzung herunterladen.

Wenn Sie keine App nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf den jeweiligen Webseiten der Anbieter finden. Zudem senden wir Ihnen mit der Termineinladung den Link.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Videokonferenz-Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname / Nachname (nicht zwingend, aber zweckmäßig), Firma (optional), Telefon (optional), E-Mail-Adresse und Passwort (nur bei Nutzung eines eigenen Accounts), Profilbild (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. In diesem Fall werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über das Videokonferenz-Tool abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, ist es für die Durchführung der Konferenz zweckdienlich, wenn Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Die Verwendung des Videokonferenz-Tools erfolgt um „Online-Meetings“ durchzuführen.

Alle Teilnehmenden eines solchen Online-Meetings haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz selbst, also der Teilnehmer, sowie den Chat.

Der Anbieter des jeweilig genutzten Videokonferenz-Tools hat Zugriff auf die verarbeiteten Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

Wenn denkwerk ein „Online-Meeting“ aufzeichnen will, werden wir das im Vorhinein transparent mitteilen und – soweit erforderlich – Sie um eine Zustimmung bitten.

Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Applikation angezeigt, so dass Sie sich selbst überzeugen können.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Darauf würden wir jedoch gesondert hinweisen; im Normalfall werden Chatverläufe mit Beendigung der Konferenz gelöscht.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei einem der genannten Videokonferenz-Tool als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat beim Anbieter gespeichert werden. - Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt dabei aber nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit bei einem Online-Meeting personenbezogene Daten von Beschäftigten der denkwerk GmbH verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. (1) lit b) DSGVO (vormals § 26 BDSG iVm Art 88 DSGVO) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung eines der genannten Videokonferenz-Tools personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung des Videokonferenz-Tools sein, so ist Art. 6 Abs. (1) lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. (1) lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. (1) lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter des jeweils zum Einsatz kommenden Videokonferenz-Tools erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit ihm vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Einige Dienste, wie z.B. „Zoom“ oder „MS Teams“, werden vom jeweiligen Anbieter auch oder ausschließlich in den USA zur Verfügung gestellt. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann damit auch in einem Drittland stattfinden.

Wir haben mit dem jeweiligen Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ferner haben sich die o.g. , ggf. von uns für eine Online-Konferenz genutzten Anbieter dem TADPF (Transatlantic Data Privacy Framework, https://www.dataprivacyframework.gov/s/) unterstellt. Damit gilt für sie ein EU-Angemessenheitsbeschluss.

Als ergänzende Schutzmaßnahmen hat denkwerk die jeweilige Konfiguration, sofern vom Anbieter ermöglicht, in der Weise vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Datenschutzbeauftragter

denkwerk hat einen Datenschutzbeauftragten benannt und die entsprechend behördliche Meldung vorgenommen.

Sie erreichen diesen wie folgt: denkwerk GmbH, Datenschutzbeauftragter, Vogelsanger Str. 66, 50823 Köln, E-Mail: datenschutzbeauftragter@denkwerk.com.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht und der Anbieter dies ermöglicht.

Vergleichbares gilt für das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und dem Recht auf Datenübertragung.

Löschung von Daten

denkwerk löscht personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

denkwerk überarbeitet seine Datenschutzhinweise bei änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.